La facturación electrónica es el intercambio del documento de factura entre un proveedor y un comprador en un formato electrónico integrado.
Tradicionalmente, la facturación, como cualquier proceso que se basa en gran medida en papel, es manual intensivo y es propenso a errores humanos que resultan en mayores costos y ciclos de vida de procesamiento para las empresas.
Es una práctica común y ha sido parte de las transacciones de intercambio electrónico de datos durante muchos años. La cuestión del cumplimiento parece haber separado la facturación electrónica de la tradicional.
Facturación electrónica
¿Cómo funciona la facturación electrónica?
Una factura electrónica se emite, transmite, recibe y procesa electrónicamente. Es digital durante todo su ciclo de vida, desde que el emisor lo crea hasta que el destinatario lo procesa.
Trabaja automáticamente conectada a otra computadora o a varias. Entre las funciones de una facturación electrónica está:
1- Reducir horas y errores.
Elimina la entrada de datos y los costosos y lentos errores comunes al procesamiento manual de facturas. Con la facturación electrónica, los proveedores suelen enviar facturas en PDF.
Es tecnología disponible en cualquier computadora. Es fácil de aprender y usar, y contiene una capa oculta de metadatos EXIF que puede leer el software de facturación electrónica.
2- Reducir el papel.
Representa un ahorro de costes para la empresa receptora y los socios comerciales o proveedores. El papel y el correo generan costos innecesarios significativos, son difíciles de buscar y requieren mucho tiempo.
3- Verificación automática de facturas con emparejamiento de 3 vías.
Cuando llegan las facturas, los artículos de línea y los detalles se verifican de inmediato mediante una combinación de 3 vías con la orden de compra y el albarán de entrega.
4- Elimine los cuellos de botella.
Cuando llega una factura electrónica, el sistema automatizado alerta a los gerentes correspondientes para su aprobación, eliminando la necesidad de discusiones o solicitudes repetidas.
5- Gestionar acumulaciones.
En el Informe sobre el estado de las cuentas por pagar, más de la mitad de los gerentes de cuentas por pagar que respondieron dijeron que.
Si bien el método de acumulación proporciona una imagen precisa de las finanzas de la empresa, los informes inexactos pueden generar problemas graves de flujo de efectivo.
6- Cree visibilidad.
Los gerentes y otras partes interesadas tienen una visibilidad continua de todas las facetas del procesamiento de facturas, lo que permite una supervisión cuidadosa de las finanzas de la empresa.
7- Control de inventario.
La facturación automatizada ofrece actualizaciones de stock en tiempo real para un mejor control de compras en toda la cadena de suministro.
Los informes y análisis permiten a los departamentos de compras ordenar los artículos según sea necesario.
8- Archivo de facturas electrónicas.
Los archivos de facturas electrónicas dejan un registro permanente de todo el historial de la organización con un cliente o proveedor, sin ocupar espacio.
Con los registros electrónicos, encontrar una factura de años antes puede tomar segundos y devolver toda la documentación relacionada.
¿Qué necesitas para hacer una factura electrónica?
Crea una factura electrónica siguiendo estos pasos:
- Descarga tu plantilla de factura electrónica gratuita.
- Agrega la información de tu empresa.
- Incluye tu logo, si tienes uno.
- Añade la información del cliente.
- Agrega un número de factura y la fecha.
- Incluye la fecha de vencimiento del pago o términos como vence en 30 días.
- Agrega los términos de envío, si es necesario. Escribe el nombre del responsable del pago del envío.
- Enumera los servicios o productos por los que estás facturando. Agrega una descripción de cada uno, precios y cantidades.
- Anexa el impuesto sobre las ventas.
- Calcula la cantidad total.
- Inserta las condiciones de pago, como los cargos por pago atrasado y cómo pagar la factura.
- Guarda la factura y luego adjúntala a un correo electrónico al cliente.
Modalidades de facturación
¿Cuántas modalidades de facturación existen?
El tipo de factura que utilizas depende de tu industria, práctica de facturación y en qué etapa del proyecto te encuentras. Una factura electrónica es una factura general que puede tener cualquier formato.
Estas son las modalidades de facturas más comunes:
- Estándar: la factura típica utilizada en los negocios.
- Comercial: documenta la importación de mercancías extranjeras en la aduana.
- Automática: se utiliza para facturar a los clientes de forma regular por una suscripción o un trabajo en curso.
- Proforma: más como una tasación que como una factura. Muestra los costos estimados de un proyecto.
- De crédito: se utiliza para emitir un reembolso o un descuento.
- Débito: cobrar por trabajo adicional y revisar el saldo total adeudado.
- Mixta: se utiliza para facturar servicios o artículos y emitir un reembolso o descuento.
- Prepaga: cobra a tu cliente un depósito o anticipo sobre trabajos futuros.